Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

vilow GmbH, Sophienstraße 40, 38118 Braunschweig. E-Mail: mail@vilow.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Beim Besuch dieser Website werden technisch notwendige Daten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite) in Server-Logfiles verarbeitet. Diese Daten sind für den Betrieb der Website erforderlich.

3. Kontakt- und Anfrageformulare

Wenn Sie uns per Kontaktformular oder über das Anfrageformular zum KI Schnellstarter eine Nachricht senden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen.

Beim allgemeinen Kontaktformular können das Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, optional Telefon, Thema, Unternehmenstyp und Nachricht sein. Beim Schnellstarter-Formular zusätzlich bzw. abweichend: Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, optional Telefon, Anzahl Mitarbeitende und Anliegen.

Die Übermittlung erfolgt über eine von uns betriebene Automatisierungsplattform (n8n) auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Zur Lead-Verwaltung und weiteren Bearbeitung werden die Anfragedaten an HubSpot übermittelt (siehe Abschnitt 5). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage).

Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- oder steuerrechtliche Fristen) entgegenstehen. In HubSpot gespeicherte Kontaktdaten behalten wir, solange eine Geschäftsbeziehung besteht oder angebahnt wird bzw. bis Sie der Verarbeitung widersprechen, längstens jedoch entsprechend unserer Löschkonzepte und gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

4. Newsletter (Innovation Letter)

Wenn Sie sich für den vilow Innovation Letter anmelden, verarbeiten wir Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse, um Ihnen den Newsletter zuzusenden. Der Versand erfolgt über den E-Mail-Dienstleister Brevo (siehe Abschnitt 5). Die technische Entgegennahme der Anmeldung läuft über unsere n8n-Instanz auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland.

Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren gemäß § 7 UWG: Nach der Registrierung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. Erst wenn Sie den darin enthaltenen Link anklicken, wird Ihre Anmeldung wirksam und Sie werden in den Verteiler aufgenommen. Wir speichern Zeitpunkt und Bestätigung der Anmeldung, um den Nachweis Ihrer Einwilligung führen zu können.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, z. B. über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder per E-Mail an mail@vilow.de.

Speicherdauer: Ihre Newsletter-Daten speichern wir, bis Sie den Newsletter abbestellen bzw. Ihre Einwilligung widerrufen. Nachweisdaten zur Einwilligung (Double-Opt-In) speichern wir darüber hinaus so lange, wie wir uns auf die Einwilligung berufen müssen (regelmäßig bis zu drei Jahre nach Widerruf).

5. Auftragsverarbeitung

Zur Verarbeitung der oben genannten Daten setzen wir folgende Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein:

• n8n / Hetzner: Für die Entgegennahme und Weiterleitung von Kontakt- und Newsletter-Anfragen nutzen wir eine selbst gehostete Instanz der Workflow-Software n8n. Der Betrieb erfolgt auf virtuellen Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) in Rechenzentren in der EU. Zwischen uns und Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Verarbeitung durch n8n dient der Weiterleitung und Bearbeitung Ihrer Anfragen innerhalb unserer Organisation; dabei findet über n8n/Hetzner keine Übermittlung in Drittländer statt.
• Brevo: Den Versand des Innovation Letters übernimmt Brevo (Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich). Zwischen uns und Brevo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU/des EWR.
• HubSpot: Formular-Leads (Kontakt- und Schnellstarter-Anfragen) werden in HubSpot (HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland; Konzernmutter HubSpot, Inc., USA) zur CRM- und Lead-Verwaltung gespeichert und weiterbearbeitet. Zwischen uns und HubSpot besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Dabei kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA (Drittland) erfolgen. Die Übermittlung stützt sich auf geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und – soweit anwendbar – die Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von HubSpot.

6. Eingebettete Inhalte

Auf Produktseiten (z. B. Wordtrail) können YouTube-Videos eingebunden sein. Der Player wird erst geladen, wenn Sie aktiv auf „Abspielen“ klicken (Zwei-Klick-Lösung). Dabei kann Ihre IP-Adresse an Google/YouTube übermittelt werden. Wir nutzen die Domain youtube-nocookie.com und laden keine YouTube-Ressourcen vor dem Klick. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Anbieter: Google Ireland Limited / Google LLC. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Beschwerden können Sie bei einer Aufsichtsbehörde einreichen. Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD Niedersachsen), Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, lfd.niedersachsen.de.

8. Cookies

Diese Website setzt ein technisch notwendiges Session-Cookie (z. B. PHPSESSID), um Formulare vor Cross-Site-Request-Forgery (CSRF) zu schützen. Das Cookie ist HttpOnly, wird nur für die Dauer Ihres Besuchs gespeichert und dient nicht dem Tracking.

Ihre Entscheidung zu optionalen Tracking-Diensten speichern wir lokal im Browser (localStorage, Schlüssel vilow_cookie_consent), damit der Hinweis nicht bei jedem Besuch erneut erscheint. Diese Speicherung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer nutzerfreundlichen Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Conversion-Tracking (Google Ads)

Mit Ihrer Einwilligung binden wir den Google Tag (gtag.js) von Google ein, um die Wirksamkeit von Werbekampagnen zu messen und Conversions nachzuverfolgen (Google Ads, Kennung AW-18231608496). Der Tag wird erst geladen, wenn Sie im Cookie-Hinweis auf „Akzeptieren“ klicken. Dabei können Cookies gesetzt und personenbezogene Daten (z. B. IP-Adresse, Seitenaufrufe, Geräteinformationen) an Google Ireland Limited bzw. Google LLC in den USA übermittelt werden.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufen; der Google Tag wird dann nicht mehr geladen. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.