Medienbrüche lösen
E-Mail, Excel, PDF und Fachanwendungen hängen oft lose zusammen. Wir schließen Lücken mit Workflows und Oberflächen — damit Daten und Aufgaben ohne Copy-Paste von A nach B fließen.
Einstieg · n8n, Make, Zapier
Automatisierungen — von Schnittstelle bis messbarem Ergebnis
Medienbrüche schließen, Systeme abgleichen und Prozesse zwischen Mensch und KI orchestrieren — strukturiert identifizieren, umsetzen und messen.
Wofür Automatisierung bei vilow
Nicht jeder Prozess muss vollautomatisch laufen. Sinnvoll ist es dort, wo Übergaben teuer sind, Daten auseinanderlaufen oder Teams dieselben Schritte täglich wiederholen. Wir automatisieren dort, wo es messbar entlastet — und lassen Menschen dort entscheiden, wo es fachlich nötig ist.
Daten-Abgleich zwischen Systemen
CRM, ERP, Buchhaltung und Spezialtools sollen dieselben Fakten zeigen. Wir synchronisieren, validieren und melden Abweichungen — statt manueller Listen und Doppelpflege.
Prozesse zwischen Mensch und KI
KI übernimmt Vorbereitung, Klassifizierung und Entwürfe — Menschen prüfen, entscheiden und geben frei. Klare Übergaben, Audit-Trail und Eskalation dort, wo es fachlich nötig ist.
Unser Vorgehen
Vier Schritte — von der technischen Basis bis zum Nachweis, dass es sich gelohnt hat. Ohne Folien-Marathon, mit klaren Verantwortlichkeiten.
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Schnittstellen schaffen
Ohne Anbindung keine Automation. Wo nötig, holen wir fehlende Digitalisierung nach: APIs, Exporte, strukturierte Ablage oder schlanke Zwischenlösungen — pragmatisch, nicht als Dauerprojekt.
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Potenziale identifizieren
Gemeinsam mit Fachbereich und IT: Wo entstehen Medienbrüche, Doppelarbeit und Fehler? Wir priorisieren nach Aufwand, Nutzen und Risiko — Quick Wins zuerst, große Hebel danach.
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Umsetzen
Workflows mit n8n, Make oder vergleichbaren Tools — ergänzt um Low-Code-Oberflächen und KI-Schritte, wenn sie den Prozess wirklich verbessern. Dokumentiert, testbar, übergabefähig.
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Messen
Vor allem geht es um den ROI: Zeitersparnis, Kosten und Qualitätsgewinne gegen Aufwand und Betrieb — transparent bewertet, damit klar ist, ob sich die Automatisierung lohnt und wo nachjustiert werden sollte.
Typische Use Cases
Konkrete Szenarien, die wir häufig umsetzen — von der ersten Schnittstelle bis zum produktiven Workflow mit Freigabe und Monitoring.
Social
KI
Social-Media-Postings automatisch erzeugen
Briefing, CI-Vorgaben und Quellmaterial fließen in einen Workflow: Texte und Bildvarianten entstehen per KI, Redaktion prüft und plant die Veröffentlichung — angebunden an Kalender und Kanäle.
Typisch: mehr planbare Posts bei gleichem Team — ohne Tool-Hopping zwischen Tabellen, Canva und Scheduling.
Sales
ERP
Automatisierter Auftragseingang
Anfragen aus E-Mail, Formular oder Portal werden erfasst, angereichert und ins ERP oder CRM übergeben — inklusive Pflichtfelder, Dubletten-Check und Benachrichtigung an die zuständige Rolle.
Typisch: schnellere Reaktionszeit und weniger verlorene Anfragen in Postfächern.
Dokumente
KI
Ausschreibungen effizient beantworten
Unterlagen einlesen, Anforderungen extrahieren, Checklisten und Entwürfe für Angebotsunterlagen vorbereiten — Fachpersonal fokussiert sich auf Inhalt und Freigabe statt auf Suchen und Abtippen.
Typisch: kürzere Vorbereitungszeit pro Ausschreibung bei nachvollziehbarem Review-Prozess.
CRM
Marketing
Kunden-Funnel begleiten
Vom Lead über Qualifizierung bis Angebot und Onboarding: automatische Erinnerungen, Daten-Sync zwischen Marketing und Vertrieb, Übergaben an Menschen mit vollem Kontext.
Typisch: weniger Leads, die im Übergang versanden — und klarere nächste Schritte für Sales.
Tools und Anbindungen
Wir arbeiten mit Ihrer bestehenden Landschaft — nicht gegen sie. Typische Bausteine:
- n8n
- Make
- Zapier
- Microsoft Power Automate
- Retool Workflows
- OpenAI & Dokumenten-KI
- HubSpot & Salesforce
- SAP, Dynamics, proAlpha
- Google Workspace & M365
- Slack & Teams
Fehlen APIs oder strukturierte Daten, ergänzen wir mit API & Integration oder Low-Code-Oberflächen — statt alles neu zu bauen.
Für wen
Teams mit manuellen Übergaben zwischen Systemen, hohem Routineaufwand oder wiederkehrenden Medienbrüchen — von Vertrieb und Marketing bis Operations und Backoffice.
Lieferobjekte
- Prozess- und Potenzialanalyse mit Priorisierung
- Schnittstellen und automatisierte Workflows
- Kennzahlen und Monitoring-Konzept
- Dokumentation und Übergabe an Betrieb
Typischer Ablauf
Schnittstellen schaffen → Potenziale identifizieren → Umsetzen → Messen und optimieren.
Welcher Prozess kostet Sie am meisten Zeit?
In einem kurzen Gespräch klären wir, ob Automatisierung der richtige erste Hebel ist — und welcher Use Case sich am schnellsten messen lässt.
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