Einstieg · Rund vier Wochen

KI mit System im Unternehmen einführen

Der KI Schnellstarter bringt dich in vier Wochen von der allgemeinen Absicht zum konkreten, priorisierten Projekt. Mit einer belastbaren Standortbestimmung, einem Workshop für dein Führungsteam und einem Leuchtturmprojekt, das du danach umsetzen kannst - oder auch nicht. Die Entscheidung liegt bei dir, aber sie ist dann begründet.

Erstgespräch vereinbaren Was im Paket steckt

Rund vier Wochen · Für Unternehmen ab etwa 20 Mitarbeitenden

Das Problem ist nicht die Technik. Es ist der erste Schritt.

Die meisten Mittelständler, mit denen wir sprechen, haben KI längst im Haus. Nur nicht offiziell. Einzelne Mitarbeitende nutzen ChatGPT auf eigene Faust, die Geschäftsführung weiß es ungefähr, und irgendwo liegt ein Angebot für ein Tool, das niemand richtig bewerten kann.

Was dann meistens passiert: Es wird ein Pilotprojekt gestartet, weil ein Anbieter überzeugend war. Das Projekt läuft, wird vorgeführt, findet niemanden im Betrieb, der es täglich braucht - und verschwindet. Danach ist das Thema für zwei Jahre verbrannt, weil „wir das mit der KI ja schon versucht haben“.

Der Fehler liegt nicht in der Umsetzung. Er liegt davor: Es gibt keine gemeinsame Vorstellung davon, wo das Unternehmen tatsächlich steht, welche Prozesse sich wirklich lohnen und wer im Betrieb das Ergebnis später überhaupt nutzt.

Genau diese Lücke schließt der KI Schnellstarter.

Was im KI Schnellstarter enthalten ist

Vier Bausteine - von der Standortbestimmung bis zum priorisierten Leuchtturmprojekt.

KI-Reifegrad-Analyse

Bevor wir über Lösungen sprechen, messen wir den Ausgangspunkt. Über ein digitales Assessment beantworten Führungskräfte und Mitarbeitende dieselben Fragen zu Datenlage, Prozessen, Kompetenzen, Governance und Haltung gegenüber KI.

Der interessante Teil sind dabei nicht die Durchschnittswerte, sondern die Abweichungen: Wo schätzt die Geschäftsführung die Lage anders ein als das Team? Diese Lücken sind der beste Frühindikator dafür, welche KI-Projekte im Betrieb später akzeptiert werden und welche nicht.

Aufwand für dich: rund 15 Minuten pro Teilnehmenden, vollständig online, DSGVO-konform auf europäischen Servern.

Befähigungs- und Ideation-Workshop

Ein Tag mit deinem Führungsteam, vor Ort bei dir. Vormittags Befähigung: Was können aktuelle KI-Systeme tatsächlich, was nicht, und woran erkennt man den Unterschied. Ohne Buzzwords, mit Beispielen aus deiner Branche.

Nachmittags Ideation: Wir gehen deine Prozesse durch und sammeln Anwendungsfälle - nicht in der Theorie, sondern an deinen realen Abläufen. Am Ende des Tages liegt eine bewertete Liste auf dem Tisch, hinter der dein Führungsteam gemeinsam steht.

Der Workshop ist der Grund, warum das Ergebnis später trägt. Eine Strategie, die eine Beratung allein schreibt, liest niemand zweimal.

Potenzialanalyse

Die Ideen aus dem Workshop bewerten wir strukturiert nach vier Kriterien: Nutzen, Umsetzbarkeit mit deiner heutigen Datenlage, Aufwand und Risiko. Dazu kommt eine ehrliche Einordnung, was davon Standardsoftware löst und wofür es eine eigene Entwicklung braucht.

Du bekommst eine dokumentierte Bewertung mit Begründung - auch für die Fälle, von denen wir dir abraten. Ein „das lohnt sich bei dir nicht“ ist genauso wertvoll wie eine Empfehlung, nur deutlich billiger.

Dein Leuchtturmprojekt

Aus der Bewertung wählen wir gemeinsam ein Projekt aus, das den Einstieg macht: sichtbar genug, um im Betrieb Wirkung zu zeigen, klein genug, um nicht zu scheitern.

Dafür erhältst du eine Beschreibung, die du direkt weiterverwenden kannst - Zielbild, betroffene Prozesse, benötigte Daten, grobe Aufwandsschätzung und die Frage, woran du den Erfolg misst. Ob du die Umsetzung mit uns, intern oder mit einem anderen Partner machst, ist damit deine Entscheidung.

So läuft der KI Schnellstarter ab

Vier Wochen vom Kickoff bis zur Ergebnisübergabe - klar getaktet, mit überschaubarem internem Aufwand.

1 Woche 1 - Kickoff: Ein Termin von rund 90 Minuten. Wir klären Ziele, Rahmenbedingungen, Beteiligte und starten die Reifegrad-Analyse. Du erhältst den Teilnahmelink zum Verteilen im Unternehmen.
2 Woche 2 - Reifegrad-Analyse: Dein Team beantwortet die Fragen online. Wir werten aus und bereiten die Ergebnisse für den Workshop auf. Dein Aufwand in dieser Phase: Erinnerung an die Teilnahme.
3 Woche 3 - Workshop-Tag: Ein Tag vor Ort mit deinem Führungsteam. Befähigung, Ideation, gemeinsame Priorisierung.
4 Woche 4 - Ergebnisübergabe: Wir übergeben Reifegrad-Auswertung, Potenzialanalyse und die Beschreibung des Leuchtturmprojekts in einem Abschlusstermin und als Dokument.

Bereit für den nächsten Schritt?

Nach dem Ablauf weißt du, was du bekommst. Im Erstgespräch klären wir, ob der KI Schnellstarter zu deiner Situation passt.

Erstgespräch vereinbaren

Was du am Ende in der Hand hast

Eine dokumentierte Standortbestimmung deines Unternehmens zum Thema KI, getrennt nach Führungsebene und Mitarbeitenden
Ein Führungsteam, das dieselbe Vorstellung davon hat, was KI im Unternehmen leisten soll - und was nicht
Eine bewertete Liste deiner Anwendungsfälle mit Begründung, inklusive der aussortierten
Ein ausgearbeitetes Leuchtturmprojekt mit Zielbild, Aufwandsschätzung und Erfolgskriterien
Eine Entscheidungsgrundlage, mit der du Angebote von Anbietern beurteilen kannst, statt sie glauben zu müssen

Was du nicht bekommst: eine 60-seitige Studie, die niemand liest. Der KI Schnellstarter endet mit einer Entscheidung, nicht mit einem Dokument.

Für wen der KI Schnellstarter gedacht ist

Passt, wenn

du zwischen 20 und 500 Mitarbeitende hast
die Geschäftsführung das Thema treibt und beim Workshop dabei ist
du eine Entscheidung treffen willst und nicht nur Informationen sammeln
du bereit bist, Mitarbeitende zu Wort kommen zu lassen, auch wenn die Antworten unbequem sind

Passt eher nicht, wenn

du einen fertigen Use Case hast und nur noch Umsetzung brauchst - dann gehst du direkt zur KI-Integration
KI bei dir ein reines IT-Thema bleiben soll
du eine Zertifizierung oder ein Förderantrags-Dokument brauchst und keine Entscheidung

Was im Paket steckt

Der KI Schnellstarter ist ein abgeschlossenes Paket - von Kickoff bis Ergebnisübergabe. Die Rechnung wird mit der Übergabe der Ergebnisse gestellt und ist innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug fällig. Keine Vorkasse, keine Anzahlung.

Kickoff und Abschlusstermin
Digitale Reifegrad-Analyse für beliebig viele Teilnehmende
Ein Workshop-Tag vor Ort mit bis zu 12 Teilnehmenden
Auswertung, Potenzialanalyse und Projektbeschreibung als Dokument
Anfahrt innerhalb von 150 km um Braunschweig

Investition im Gespräch

Scope, Teilnehmerkreis und Anfahrt klären wir im Erstgespräch. Danach weißt du, was das Paket für deine Situation kostet - ohne Überraschungen hinterher.

Erstgespräch vereinbaren

Warum vilow

vilow ist bewusst kein klassisches Beratungshaus. Wir sind ein Netzwerk aus erfahrenen Freelancern, das für jedes Projekt so besetzt wird, wie das Projekt es braucht. Kein Junior-Staffing, keine Auslastungsziele, die in deine Projektlaufzeit hineinreichen.

Unsere Überzeugung: KI funktioniert im Mittelstand nicht als Werkzeug, das eingekauft wird, sondern als Veränderung, die mit den Menschen entsteht, die sie danach nutzen. Deshalb steht der Workshop mit deinem Team im Zentrum dieses Pakets und nicht die Technologieauswahl.

Wir bauen seit Jahren Software und Automatisierungen für Mittelständler - vom Angebotsprozess über Dokumentenverarbeitung bis zu Chat-Systemen auf eigenen Daten. Wir wissen also aus der Umsetzung, welche Projekte in der Praxis halten, was sie im Workshop versprochen haben.

Standort Braunschweig, Projekte in ganz Deutschland
Alle Lösungen DSGVO-konform, EU-Hosting wo relevant
Umsetzungspartner, nicht nur Konzeptlieferant

Häufige Fragen

Kurz und klar - im Erstgespräch gehen wir auf deinen konkreten Fall ein.

Wie viel Zeit kostet uns das intern?

Für die Geschäftsführung rund einen halben Tag plus den Workshop-Tag. Für Mitarbeitende jeweils etwa 15 Minuten für die Reifegrad-Analyse. Mehr brauchen wir nicht.

Wer sollte am Workshop teilnehmen?

Die Geschäftsführung und die Verantwortlichen der Bereiche, in denen KI eingesetzt werden könnte. Erfahrungsgemäß funktioniert die Runde am besten zwischen sechs und zwölf Personen. Reine IT-Runden führen zu technisch sauberen und betrieblich irrelevanten Ergebnissen.

Brauchen wir KI-Vorkenntnisse?

Nein. Der Vormittag des Workshops ist genau dafür da. Vorkenntnisse sind willkommen, aber keine Voraussetzung.

Was passiert mit unseren Daten?

Die Reifegrad-Analyse läuft auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland. Antworten von Mitarbeitenden werten wir aggregiert aus, einzelne Personen sind für die Geschäftsführung nicht identifizierbar. Das ist Voraussetzung dafür, dass die Antworten ehrlich ausfallen. Auf Wunsch stellen wir vorab eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Müssen wir die Umsetzung dann bei dir beauftragen?

Nein. Das Paket ist so gebaut, dass die Ergebnisse für dich auch ohne uns nutzbar sind. Wenn du umsetzen willst, machen wir dir dafür ein separates Angebot - ohne dass die Ergebnisübergabe daran hängt.

Was kostet die Umsetzung des Leuchtturmprojekts?

Das hängt vom Projekt ab, deshalb steht die Aufwandsschätzung ja im Ergebnis. Als Orientierung nennen wir dir im Erstgespräch und im Ergebnis eine grobe Bandbreite für deinen konkreten Fall.

Ist das nur für Industrie und Maschinenbau?

Nein. Der Aufbau ist branchenunabhängig, unsere Beispiele im Workshop passen wir an deine Branche an. Erfahrung haben wir unter anderem in Maschinenbau, E-Commerce, Facility Services und Verbandsarbeit.

Wir haben schon ein KI-Tool im Einsatz. Ist das Paket dann sinnvoll?

Meistens ja, dann sogar mit anderem Schwerpunkt: Die Reifegrad-Analyse zeigt in solchen Fällen häufig, dass das Tool nur von einem Teil des Unternehmens genutzt wird. Das ist ein sehr konkreter Ansatzpunkt.

Reden wir 30 Minuten darüber

Im Erstgespräch klären wir, ob der KI Schnellstarter für deine Situation der richtige Schritt ist. Falls nicht, sagen wir dir das - und was stattdessen sinnvoller wäre. Kein Verkaufsgespräch, keine Präsentation.

Termin anfragen

Lieber schreiben? mail@vilow.de oder das Formular.

Dein Ansprechpartner

Tobias Sell

Geschäftsführer

Leitet die Formate - Head of AI Products, Mitglied im AI-Netzwerk DACH und im Expertennetzwerk der Digitalagentur Niedersachsen.

Im Erstgespräch klären wir ehrlich, ob das Paket passt - oder welcher Einstieg sinnvoller ist.